Utilizando o assistente de gravação de atas de reunião, é possível capturar os detalhes de uma reunião e emitir atas de reunião para os participantes e outras partes interessadas. O assistente de gravação de atas de reunião também suporta atas de trabalho em andamento, permitindo que informações sejam registradas de uma vez ou durante um período de tempo. As informações de reunião a seguir podem ser capturadas:
- Detalhes da Reunião
- Isso inclui o assunto, o local, a data de início e de encerramento
da reunião, bem como o nome da pessoa que organizou
a reunião e a agenda da reunião. Quaisquer informações inseridas como parte do
planejamento da reunião irão preencher previamente os detalhes da reunião.
- Notas e Decisões da Reunião
- Decisões e notas de reunião podem ser registradas; essas são
etapas separadas no assistente de reunião.
- Participação em Reunião
- Convidados da Reunião podem ser incluídos na lista de participantes da reunião.
Convidados adicionais podem ser incluídos, junto com seus endereços de email,
para permitir que sejam inseridas atas para eles.
- Ações de Reunião
- Qualquer ação de reunião decidida pode ser incluída nas atas de reunião
junto com a pessoa responsável pela ação e a data de vencimento
em que ela deve estar concluída. É criada uma tarefa no
segundo plano para controlar o progresso e fica visível a partir de uma caixa de entrada do
usuário e uma lista de tarefas externas do usuário.
- Arquivos da Reunião
- Arquivos podem ser anexados às atas de reunião. Anexos do arquivo são acessíveis
através da visualização das atas de reunião.
- Casos de Reunião
- Um ou mais casos colaborativos podem ser associados com a
reunião.
- Resumo da Reunião
- Esse é um resumo das informações das atas de reunião registradas
até aqui.
Após as atas de reunião serem registradas, é possível emiti-las para qualquer pessoa convidada para a reunião. Por padrão, atas de reunião são emitidas através de email com as atas em um documento PDF anexado e, dessa forma, endereços de email são necessários. Um informativo é exibido quando as atas são emitidas e um ou mais endereços de email estão ausentes ou são inválidos