Os modelos do Microsoft Word são usados para criar comunicações em que a maioria das informações são padrão. Isso pode incluir texto que aparece em todas as comunicações criadas a partir do modelo, bem como variáveis que são preenchidas com dados.
Durante a criação de uma comunicação do Microsoft Word, os dados são recuperados para preencher as variáveis no modelo. Por exemplo, o nome e o endereço reais do correspondente são recuperados dessas variáveis. Ao contrário das comunicações pro forma, todo o texto padrão, incluindo os dados, podem ser alterados por um usuário corporativo, uma vez que a comunicação ainda está em formulário de rascunho. Depois que a comunicação do Microsoft Word for marcada como enviada, não será mais possível fazer mudanças.