Todas as comunicações estão relacionadas a um participante ou a um caso. O local a partir do qual uma comunicação é criada determina se a comunicação está relacionada a um participante ou a um caso. As comunicações criadas em um caso estão automaticamente relacionadas a esse caso. Isso inclui comunicações criadas a partir de uma lista de comunicações do participante do caso, uma lista de comunicações do membro de caso ou da lista de comunicação para o caso em si. As comunicações criadas a partir de uma lista de comunicações do participante estão relacionadas a esse participante.
Uma das principais diferenças entre as comunicações de caso e de participante é determinar em quais listas uma comunicação aparecerá.
Quando uma comunicação de participante for criada, ela aparecerá somente na lista de comunicações desse participante, mesmo se o participante ao qual a comunicação está relacionada não for o correspondente. Por exemplo, se for enviado um email ao empregador de uma pessoa, a comunicação por email aparecerá somente na lista de comunicações da pessoa e não na lista de comunicações do empregador.
Quando uma comunicação de caso for criada, ela aparecerá na lista de comunicações do caso e nas duas listas de comunicações do correspondente: a primeira, a lista de comunicações para o participante do caso, e a outra, a lista de comunicações para o participante fora do caso. Isso é para facilitar a procura de comunicações de caso fora do caso. Por exemplo, uma pessoa recebe uma comunicação de caso e chama a organização sobre ela. Essa pessoa normalmente terá outras informações sobre o caso. Neste cenário, o usuário pode procurar a pessoa e consultar a lista de comunicação da pessoa. Em seguida, o usuário pode localizar a comunicação de caso relevante, pois ele é o correspondente. Se as comunicações de caso foram exibidas apenas dentro do caso, isso não será possível.