As comunicações pro forma são comunicações padronizadas geradas a partir das folhas de estilo XSL que são salvas como modelos pro forma. (Os modelos pro forma são abordados no próximo capítulo.) Essas comunicações são usadas para enviar comunicações em massa por meio de processamento em lote. Especificamente, elas são usadas para emitir as comunicações criadas como parte dos processos de negócios específicos. Por exemplo, uma grande quantidade de letras de confirmação de registro podem ser criadas para todas as novas pessoas registradas em um período de tempo definido.
Geralmente, as comunicações pro forma não requerem edição por uma usuário. Essas comunicações incluirão texto padrão, bem como variáveis que serão preenchidas por dados existentes quando a comunicação for criada. Por exemplo, uma letra de confirmação de registro incluirá o texto padrão referente ao registro, bem como informações de variável para a parte registrada, como um nome, um endereço e um número de registro.
Para as comunicações pro forma que são criadas automaticamente pelo sistema como resultado de um processamento em lote ou online, as informações de endereços são preenchidas com o endereço primário do correspondente. Se a data de encerramento do endereço primário do correspondente passou, o sistema continua selecionando o endereço primário para a comunicação pro forma. As agências podem escolher implementar suas comunicações pro forma para obter informações de endereços para o correspondente em uma maneira diferente, se for necessário.
Quando uma comunicação pro forma é criada, o modelo é mesclado com os dados e o status da comunicação é configurado como 'Enviado'. As informações referentes à versão do modelo usada para criar a comunicação são salvas. Isso permite a reimpressão da mesma comunicação em uma data posterior. Por exemplo, se uma carta de confirmação de registro for perdida no email, o responsável pelo caso poderá recuperar a carta original e reenviá-la.
As comunicações pro forma também podem ser integradas a um sistema de gerenciamento de conteúdo por meio da configuração de propriedades do aplicativo como parte da administração. Se uma organização escolher a integração de comunicações pro forma com um sistema de gerenciamento de conteúdo, a comunicação gerada será salva no sistema de gerenciamento de conteúdo. Em seguida, a comunicação será recuperada do sistema de gerenciamento de conteúdo quando a comunicação for reimpressa ou um usuário escolher visualizar a comunicação. Para obter informações adicionais sobre a integração com um sistema de gerenciamento de conteúdo, consulte o Guia do Cúram Content Management Interoperability Services Integration.
As comunicações pro forma também podem ser criadas manualmente por um usuário. Durante o processo de criação manual, são apresentados ao usuário os modelos disponíveis para o participante ou o caso. Mais informações sobre como os modelos são filtrados são fornecidas no próximo capítulo.
O método de comunicação para comunicações pro forma é sempre cópia impressa, pois essas comunicações são impressas e enviadas. As comunicações pro forma não serão emitidas a correspondentes que têm uma exceção de comunicação configurada para assegurar que nenhum email seja enviado a seus endereços.