Dependendo do tipo de registro de informações, o responsável pelo registro de informações pode passar por diferentes etapas para reunir as informações apropriadas, incluindo a identificação de participantes e funções de participantes e identificação de alegações. Antes da conclusão do registro de informações, o responsável pelo registro de informações valida se o tipo de registro de informações originalmente identificado mudou ou não. Se não, o responsável pelo registro de informações continua o processo de registro de informações. Se o tipo de registro de informações tiver mudado, o responsável pelo registro de informações seguirá as etapas relevantes para o novo tipo de registro de informações.
As agências podem usar uma combinação de ferramentas de política, melhor prática e avaliação confiável para ajudar o responsável pelo registro de informações a fazer uma recomendação relacionada às ações requeridas para uma referência (registro de informações). O responsável pelo registro de informações então envia o registro de informações com uma recomendação para incluir ou excluir o registro de informações. O processo de envio e aprovação pode ser omitido com base nos requisitos da agência. Se o supervisor de registro de informações estiver envolvido no processo de envio e aprovação, o supervisor de registro de informações poderá aprovar a recomendação do responsável pelo registro de informações. Se o supervisor não concordar com a recomendação do responsável pelo registro de informações, ele poderá retornar o registro de informações para o responsável pelo registro de informações para retrabalho ou simplesmente fazer as mudanças necessárias e substituir a recomendação de registro de informações inicial.