Um caso de adoção é iniciado pelo responsável pelo caso de adoção após a seleção de uma criança ou crianças. Após um responsável pelo caso criar o caso de adoção, normalmente ele segue etapas para conduzir o caso à finalização. O gerenciamento de um caso de adoção envolve gerenciar (ou estar envolvido no) planejamento de resultados da criança, planejar atividades de recrutamento (como piqueniques durante a adoção), gerenciar conferências pré-adotivas para identificar possíveis famílias adotivas e avaliar possíveis famílias adotivas.
O responsável pelo caso de adoção cria um planejamento de resultados para documentar os serviços pré-adoção que a agência fornecerá para facilitar o objetivo da adoção da criança. Um responsável pelo caso de adoção usa as informações documentadas acumuladas durante essas atividades para avaliar todas as possíveis famílias adotivas e fazer uma recomendação com relação à melhor família adotiva adequada para a criança.