워크플로우 엔진은 워크플로우 프로세스가 애플리케이션에서 규정될 때마다 새 프로세스 인스턴스를 작성합니다. 워크플로우 관리 기능을 사용하여 관리자는 이러한 프로세스 인스턴스를 관리하고 제어할 수 있습니다. 관리자는 인스턴스를 작성하는 데 사용된 프로세스 정의의 세부사항, 프로세스 인스턴스와 관련된 작업을 기반으로 프로세스 인스턴스를 검색하거나 프로세스 인스턴스 내에 포함된 활동 인스턴스가 대기 중인 이벤트별로 프로세스 인스턴스를 검색할 수 있습니다.
프로세스 인스턴스의 세부사항도 볼 수 있습니다. 세부사항에는 연관된 프로세스 정의의 모든 활동을 표시할 뿐만 아니라 실제로 실행된 프로세스 활동(예: 프로세스를 통한 경로)을 강조표시하는 프로세스 인스턴스의 그래픽 보기가 포함됩니다. 해당 프로세스 인스턴스에서 사용된 데이터뿐만 아니라 프로세스 인스턴스 내의 각 활동 인스턴스에 대한 데이터의 세부사항도 관리자의 확인을 위해 여기에서 사용할 수 있습니다.
또한 프로세스 인스턴스의 상태도 프로세스 인스턴스를 일시중단하거나, 프로세스 인스턴스를 재개하거나 실제로 프로세스 인스턴스를 중단하는 데 사용 가능한 기능으로 관리할 수 있습니다. 프로세스의 수명 주기 동안 오류가 발생할 수 있으며 이러한 오류도 여기에 표시됩니다. 관리자는 오류의 세부사항을 볼 수 있으며 이 정보를 기반으로 연관된 오류를 재시도하거나 버릴 수 있습니다.
수동 및 결정 활동은 둘 다 활동 유형에 대해 워크플로우 엔진에서 작성한 작업에 지정될 사용자를 결정하는 할당 전략을 가지고 있습니다. 워크플로우 할당 대상은 이 목적으로 사용할 수 있는 할당 전략의 한 가지 유형이며 이러한 대상의 작성 및 유지보수도 여기에서 관리됩니다. 이벤트는 애플리케이션 기능에 의해 발생되며 워크플로우 엔진은 이벤트를 사용하여 해당 이벤트를 대기 중인 워크플로우를 전이합니다. 이벤트는 사용 가능한 워크플로우 관리 기능에 의해 작성되고 유지보수됩니다.
사용 가능한 관리 기능에 대한 추가 세부사항은 워크플로우 관리에 있습니다.