I fondi vengono definiti in base al loro periodo attivo, alle loro associazioni dell'anno fiscale e alle loro associazioni di prodotti e servizi. Il periodo attivo di un fondo è definito da una data di inizio e da una data di fine. Dalla data di inizio fino alla data di fine, gli importi possono essere impegnati dal fondo per i clienti.
Gli anni fiscali sono periodi utilizzati per tenere traccia dei budget dell'anno fiscale del fondo. Lo scopo di associare gli anni fiscali con i fondi è quello di impostare i budget di destinazione per un periodo di tempo gestibile, ovvero, di solito un anno fiscale. Un anno fiscale può essere associato ad un fondo se il suo periodo attivo rientra nel periodo attivo del fondo.
Un elemento riga anno fiscale del fondo contiene i dettagli degli importi disponibili da un'origine di finanziamento per un fondo per un determinato anno fiscale. Ad un anno fiscale del fondo possono essere associati molti elementi riga. Ogni elemento riga contiene l'allocazione del budget iniziale per tale origine di finanziamento per un periodo specificato.
Quando si associa un elemento riga anno fiscale del fondo ad un anno fiscale del fondo, il budget dell'anno fiscale del fondo è impostato per tale anno fiscale. Durante l'anno fiscale del fondo, viene conservata automaticamente una scheda di esecuzione sugli importi del budget, inclusi una registrazione dell'importo del budget originale, l'importo impegnato per i clienti e il budget residuo (budget originale meno budget impegnato).
Associando prodotti e servizi ai fondi, è possibile impegnare dei fondi per i clienti che ricevono prodotti e servizi. Ad esempio, un cliente eleggibile per i servizi di assistenza ai minori può ricevere finanziamenti per questi servizi tramite il fondo di assistenza ai minori.