Configurazione dei metadati per gli allegati

Quando vengono creati documenti associati ad allegati all'interno dell'applicazione e memorizzati nel sistema di gestione di contenuti, è possibile memorizzare anche le informazioni dei metadati relative al documento. Sono inclusi i documenti dell'allegato associati alle comunicazioni registrate e alle comunicazioni Microsoft Word.

Le informazioni dei metadati che possono essere memorizzate sul documento dipendono dal contesto in cui è stato creato l'allegato, ad esempio, se un allegato viene creato nel contesto di un caso, le informazioni sul caso in cui l'allegato è stato creato possono essere memorizzate con il documento; tuttavia, se l'allegato viene creato nel contesto di un partecipante, non possono essere memorizzate le informazioni del caso ma possono essere memorizzate invece quelle del partecipante.

Se le informazioni su un documento, ad esempio la data di ricezione del documento, vengono successivamente modificate nell'applicazione, possono essere aggiornate anche le informazioni dei metadati correlati. Se è possibile o meno effettuare un aggiornamento ad un particolare elemento metadati dipende sempre dal contesto specifico risultante in un aggiornamento all'allegato.

L'applicazione può essere configurata per memorizzare con il documento dell'allegato alcuni elementi di metadati predefiniti. Per impostazione predefinita, ogni elemento di metadati è abilitato, e può essere disabilitato singolarmente in modo da non memorizzare le informazioni insieme al documento nel sistema di gestione dei contenuti.

L'abilitazione o la disabilitazione di un elemento di metadati non influisce sui metadati memorizzati in precedenza nel sistema di gestione dei contenuti. Qualsiasi modifica alla configurazione dei metadati forniti diverrà effettiva solo quando vengono creati futuri allegati o quando gli allegati esistenti vengono aggiornati impedendo la memorizzazione di elementi di metadati o consentendo la memorizzazione di elementi di metadati aggiuntivi, a seconda dell'impostazione della configurazione.

Ogni elemento di metadati ha un nome di visualizzazione e una descrizione che vengono visualizzati all'amministratore. È possibile creare più nomi di visualizzazione e descrizioni per ciascun elemento di metadati per fornire supporto multilingue e le descrizioni e i nomi di visualizzazione possono essere modificati, se necessario.

I seguenti elementi di metadati sono disponibili per i documenti classificati come allegati, inclusi gli allegati associati alle comunicazioni registrate e alle comunicazioni Microsoft Word:

Un'organizzazione può inoltre scegliere elementi di metadati aggiuntivi per soddisfare i propri requisiti di business. Per ulteriori informazioni su come sono supportati gli elementi metadati aggiuntivi, consultare la documentazione Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.