Quando un cliente è autorizzato a ricevere un servizio in futuro, l'operatore del caso può assegnare un posto al cliente per un periodo nel futuro. Tale operazione è denominata prenotazione ed è sostanzialmente simile ad una prenotazione in un sistema di prenotazioni alberghiere.
Il processo di prenotazione in genere inizia con la ricerca da parte dell'operatore del caso di posti disponibili per un determinato periodo. Quando viene trovato un posto con un fornitore appropriato, è possibile creare la prenotazione per il cliente. Poiché una prenotazione rappresenta una potenziale collocazione futura invece della collocazione stessa, non può iniziare da una data passata o corrente.
Più o meno allo stesso modo in cui gli ospiti dell'albergo eseguono la registrazione al loro arrivo per prendere una prenotazione, una prenotazione in CPM deve essere convertita in una collocazione quando il cliente si presenta presso la struttura e viene collocato con il fornitore. La creazione di una collocazione da una prenotazione è un processo manuale che può essere eseguita dal gestore risorse, dal responsabile della struttura o dall'operatore del caso.
Per garantire che non vengano create delle informazioni di collocazione in conflitto, vengono eseguite numerose verifiche in CPM quando viene creata una collocazione o viene modificata una collocazione esistente.
Viene offerta flessibilità per la conferma di una prenotazione. Il periodo può essere modificato e il posto può essere selezionato, se non è già selezionato durante la creazione della prenotazione. Se non esiste un posto appropriato, viene creato un posto di emergenza nel comparto livello più alto della struttura, quindi viene creata una collocazione di emergenza.
Una prenotazione può anche essere annullata se si riscontra che non è valida o se il cliente viene collocato con un altro fornitore. Una prenotazione scade automaticamente se il cliente non si presenta presso la struttura dei fornitori. Ciò si verifica quando termina la prenotazione o si raggiunge la data di scadenza. La data di scadenza si ottiene aggiungendo il numero di giorni specificato per il periodo di tolleranza alla data di inizio della prenotazione. Quando viene aggiornata una prenotazione, l'operatore del caso che ha creato la prenotazione viene informato automaticamente.