Come descritto in precedenza, la presenza del cliente può essere immessa a livello di elemento riga dell'elenco o a livello giornaliero. La presenza pianificata per il periodo e/o per ciascun giorno in cui è nota viene visualizzata nell'elenco per indicare il calendario pianificato per il cliente. Per ciascun giorno in cui sono disponibili le unità pianificate, deve essere fornita la presenza del cliente per indicare se il cliente ha partecipato o meno a quelle unità pianificate. Non è possibile inoltrare le informazioni sulla presenza per una data futura.
Una volta registrata la presenza del cliente, gli elenchi completati vengono restituiti all'organizzazione per essere registrati ed elaborati. Nel caso di elenchi documenti, il responsabile struttura può registrare le informazioni relative alla presenza nel sistema ed inoltrare l'elenco per l'elaborazione. In alternativa, i fornitori che sono abilitati per l'applicazione self-service possono anche inoltrare gli online, da cui vengono inoltrati direttamente per l'elaborazione.
Nel prosieguo dell'esempio citato in precedenza, Robert Smith si reca al centro di assistenza giornaliera il primo gennaio e vi rimane dalle 9:00 alle 17:00. Presumendo che la presenza sia richiesta a livello giornaliero, l'assistenza giornaliera di Carrie registra la sua presenza per il primo gennaio ed immette come ore frequentate 8. Robert non effettua la notifica al fornitore il 2 gennaio e non informa il fornitore. Il fornitore registra la sua assenza per il 2 gennaio e specifica come motivo dell'assenza 'Assente'. Le ore di assenza vengono immesse come 8. Il fornitore inoltra l'elenco (dal 27 dicembre al 2 gennaio) all'organizzazione con queste informazioni.