Per essere sicuri che i pagamenti e le fatture possano essere emessi correttamente, viene creato automaticamente un record intestatario per il cliente principale. I record intestatario possono esser creati manualmente per qualsiasi partecipante al caso, persona registrata e datore di lavoro. Se necessario, è possibile creare un record intestatario anche per un partecipante che non è ancora registrato nel sistema, che comporterà la creazione di un partecipante di tipo "rappresentante". Come parte del processo di creazione di un intestatario, il nuovo intestatario deve essere registrato di conseguenza.
Durante la creazione dell'intestatario, è necessario registrare almeno un modello di distribuzione per l'intestatario. L'organizzazione utilizza il modello di distribuzione per stabilire la destinazione dei pagamenti e delle fatture. Ad esempio, i pagamenti con assegno vengono inviati ad un indirizzo dell'intestatario. I pagamenti tramite bonifico (EFT) vengono trasferiti ad un conto bancario dell'intestatario. Viene registrata anche la valuta dell'intestatario. Se non viene specificato un modello di distribuzione, all'intestatario verrà assegnato il modello di distribuzione predefinito del prodotto, se ne esiste uno. Se al prodotto non è stato assegnato un modello di distribuzione predefinito, all'intestatario verrà assegnato il primo modello di distribuzione assegnato al cliente principale del caso di distribuzione prodotto.
Per stabilire la migliore ubicazione in cui l'intestatario può interagire con l'organizzazione, dall'elenco di uffici pubblici dell'organizzazione viene selezionato l'ufficio preferito dell'intestatario. Per i nuovi intestatari viene registrata anche la loro relazione con il cliente principale. Esempi di relazione includono coniuge, fratello/sorella e parente stretto. Il sistema memorizza automaticamente una relazione "sé stesso" per l'intestatario quando il cliente principale è anche l'intestatario sul caso.
Ogni volta che un partecipante viene collocato nel ruolo di intestatario, viene creato automaticamente un ruolo partecipante al caso "intestatario" aggiuntivo per il partecipante. Ad esempio, se una persona ha due ruoli partecipante, quello di "cliente principale" e di "intestatario", entrambi i ruoli vengono visualizzati nella pagina di elenco dei partecipanti al caso.
Quando un intestatario viene creato, lo stato dell'intestatario è "attivo". Solo gli intestatari attivi possono essere assegnati ai componenti del caso. Per informazioni sull'assegnazione di componenti del caso ad intestatari, consultare Assegnazione dei componenti del caso agli intestatari.