Una volta che un utente registra una risoluzione per l'indagine, l'indagine deve essere approvata. Lo scopo di questa fase consiste nel verificare che le dichiarazioni, le conclusioni e la risoluzione generale immesse siano corrette. La fase di approvazione dell'indagine fornisce all'utente appropriato, ad esempio il supervisore dell'indagine, l'opportunità di approvare o rifiutare le conclusioni documentate dall'utente. Questo è importante perché spesso queste conclusioni indicano se i servizi in corso devono essere forniti al cliente. Ad esempio, il supervisore dell'indagine potrebbe non essere d'accordo con una particolare conclusione che l'utente ha fornito ad una dichiarazione o con la risoluzione generale fornita.
Quando una risoluzione viene registrata su un'indagine, l'indagine viene inoltrata per l'approvazione e viene approvata o rifiutata. Se i dettagli registrati per l'indagine e la risoluzione consigliata sono ritenuti appropriati, viene approvata manualmente. Se è richiesto lavoro aggiuntivo o la risoluzione non è corretta, l'indagine viene rifiutata e restituita all'utente per la modifica. Se l'utente dispone dei diritti di approvazione dell'indagine come parte del proprio profilo di sicurezza, o se il supervisore dell'indagine inoltra l'indagine per l'approvazione, l'indagine viene approvata automaticamente.
Le indagini inoltrate per l'approvazione hanno come stato 'inoltrato'; le indagini approvate hanno come stato 'approvato'. Se l'indagine viene rifiutata, deve essere inoltrata nuovamente per poter avanzare.
Notare che alcune organizzazioni potrebbero non richiedere l'inoltro dell'indagine ad un supervisore di indagine per l'approvazione. La funzionalità dell'indagine può essere configurata per supportare la funzionalità di controllo approvazione, che consente ad un'organizzazione di determinare la percentuale di indagini che devono essere approvate manualmente da un supervisore. Per informazioni sull'impostazione dei controlli di approvazione, consultare la sezione 4.6.