Quando viene creata un'indagine, i dettagli della dichiarazione denunciata che ha generato l'indagine devono essere registrati. Lo scopo dell'indagine quindi condotta dall'organizzazione è di dare un fondamento o meno a tali dichiarazioni. Un'indagine può includere una o più dichiarazioni denunciate da un'origine, che può essere anonima, e che crede che alcuni individui siano stati coinvolti in una situazione che richiede un'indagine, ad esempio il percepire in modo fraudolento indennità e/o servizi, oppure l'abuso o la negligenza su un minore.
Le dichiarazioni racchiudono i dettagli relativi a quanto viene indagato, ad esempio, Mary Smith dichiara che John Smith ha abusato sessualmente della figlia Linda Smith e che il presunto abuso ha avuto luogo a casa il 16 giugno 2006.
I dettagli obbligatori vengono registrati, ad esempio il tipo di dichiarazione e la data. Inoltre, vengono registrati l'ubicazione relativa alla dichiarazione, una descrizione della dichiarazione, i partecipanti della dichiarazione ed i relativi ruoli, la data in cui la dichiarazione è stata denunciata ed eventuali ulteriori informazioni, se note.
Le dichiarazioni non possono essere aggiunte, eliminate o modificate dall'interno di un'indagine che è stata inoltrata per l'approvazione, approvata o chiusa. Quando un'indagine viene inoltrata per l'approvazione, viene revisionata da un supervisore, pertanto le dichiarazioni devono rimanere statiche fino a quando il supervisore non decide se approvare o meno l'indagine. Non è possibile aggiungere o modificare dichiarazioni all'interno di indagini approvate o chiuse poiché tali indagini sono di fatto completate.