Le istruzioni finanziarie per indennità e passività vengono create quando il processo batch Genera istruzioni viene eseguito come parte del processo batch Genera strumenti. Le istruzioni finanziarie per un singolo caso di indennità possono essere create anche come parte della generazione di pagamenti online.
Le istruzioni finanziarie di pagamento e passività vengono create quando uno o più elementi riga di istruzione vengono raggruppati in un'unica istruzione finanziaria. Si noti che solo gli elementi riga di istruzione con la stessa categoria, intestatario, modello di distribuzione e valuta possono essere raggruppati. Ad esempio, due elementi riga di istruzione di pagamento generati dallo stesso componente finanziario in due date di elaborazione possono essere raggruppati in un'istruzione di pagamento. In alternativa, un elemento riga di istruzione di pagamento può essere raggruppato con un elemento riga di rivalutazione fiscale o di detrazione (consultare il Elaborazione di detrazioni e rivalutazioni). Tuttavia, se l'agenzia non desidera raggruppare tutti gli elementi riga di istruzione di pagamento di programmi differenti in una singola istruzione, è possibile farlo aggiungendo programmi/prodotti a un gruppo di pagamento. In tal modo si garantirà che solo gli elementi riga di istruzione di pagamento che appartengono a un gruppo di pagamento saranno raggruppati in una singola istruzione.
Ad esempio, un intestatario viene pagato $50, $75 e $100 da tre programmi differenti. Se un gruppo di pagamento non è stato definito, tutti gli elementi riga di istruzione di pagamento verranno raggruppati in una singola istruzione di pagamento di $225. Tuttavia, se è necessario che il pagamento di $50 da parte di un programma particolare non debba essere raggruppato con i pagamenti di altri programmi, è possibile creare un gruppo di pagamento e aggiungere il programma/prodotto il cui pagamento non deve essere raggruppato ai pagamenti di altri programmi. In tal modo, il sistema genererà due istruzioni di pagamento: una per $50 e un'altra per $175.
Un'istruzione di pagamento o di passività viene creata quando viene eseguito il primo elemento riga di istruzione da raggruppare nell'istruzione. A seconda del tipo dei rimanenti elementi riga di istruzione, l'importo delle istruzioni viene quindi aggiunto o sottratto. Ad esempio, se un elemento riga di istruzione di pagamento viene raggruppato in un'istruzione di pagamento, l'importo dell'istruzione di pagamento verrà ridotto quando un elemento riga di istruzione di detrazione correlato viene raggruppato nella stessa istruzione di pagamento.
Quando un elemento riga di istruzione di pagamento viene raggruppato, l'importo pendente viene aggiornato a zero e il relativo stato viene modificato in elaborato. Queste modifiche rappresentano il fatto che l'elemento riga di istruzione è stato elaborato in un'istruzione di pagamento e che è stato emesso un pagamento all'intestatario del caso.
Quando un elemento riga di istruzione passività viene raggruppato, anche il relativo stato viene modificato in elaborato. Si noti tuttavia che il suo importo pendente resta uguale all'importo totale della passività. Ciò indica che la passività è ancora pendente e che l'importo è ancora dovuto all'organizzazione. L'importo pendente sarà solo ridotto o cancellato quando la passività viene stornata, revocata o allocata (consultare il Gestione di pagamenti e passività).