I modelli Microsoft Word vengono utilizzati per creare comunicazioni dove la maggior parte delle informazioni è di tipo standard. Esempi di tali informazioni standard sono i testi che vengono visualizzati in tutte le comunicazioni create a partire da un modello e le variabili che sono popolate di dati.
Durante la creazione di una comunicazione Microsoft Word, i dati vengono richiamati per popolare le variabili nel modello, ad esempio, il nome e l'indirizzo effettivi del corrispondente vengono richiamati per queste variabili. Diversamente dalle comunicazioni pro forma, tutto il testo standard, inclusi i dati, può essere modificato da un utente di business, a condizione che la comunicazione sia ancora una bozza. Una volta che una comunicazione Microsoft Word viene contrassegnata come inviata, non è più possibile apportare modifiche.