Tutte le comunicazioni si correlano a un partecipante o a un caso. L'ubicazione dalla quale viene creata una comunicazione determina se la comunicazione è correlata a un partecipante o a un caso. Le comunicazioni create in un caso automaticamente si correlano a tale caso. Ciò include le comunicazioni create dall'elenco di comunicazioni di un partecipante al caso o di un membro del caso oppure dall'elenco di comunicazioni per il caso stesso. Le comunicazioni create dall'elenco di comunicazioni di un partecipante si correlano a tale partecipante.
Una delle differenze principali tra le comunicazioni del caso e del partecipante consiste nel determinare su quali elenchi viene visualizzata la comunicazione.
La comunicazione del partecipante che viene creata, viene visualizzata solo nell'elenco di comunicazioni di tale partecipante, anche se il partecipante a cui la comunicazione è correlata non è il corrispondente. Ad esempio, se un'email viene inviata al datore di lavoro di una persona, tale comunicazione email viene visualizzata solo nell'elenco delle comunicazioni della persona e non nell'elenco di comunicazioni del datore di lavoro.
La comunicazione del caso che viene creata, viene visualizzata nell'elenco di comunicazioni del caso e nei due elenchi di comunicazioni del corrispondente: il primo è l'elenco di comunicazioni del partecipante al caso, l'altro è l'elenco di comunicazioni del partecipante esterno al caso. Ciò intende facilitare la ricerca delle comunicazioni del caso esterne al caso stesso. Ad esempio, una persona riceve una comunicazione del caso e chiama l'organizzazione per discuterne. Di norma, questa persona non dispone di altre informazioni sul caso. In questo scenario, l'utente può ricercare la persona ed esaminare il suo elenco di comunicazioni. L'utente può quindi individuare la comunicazione del caso in questione, poiché tale persona è il corrispondente. Se le comunicazioni del caso fossero visualizzate solo all'interno del caso, questo non sarebbe possibile.