Le comunicazioni pro forma sono comunicazioni standard generate da fogli di stile XSL salvati come modelli pro forma. (I modelli pro forma vengono illustrati nel capitolo successivo). Tali comunicazioni vengono utilizzate per inviare comunicazioni in blocco mediante l'elaborazione batch. In particolare, vengono utilizzate per emettere le comunicazioni create come parte di specifici processi di business. Ad esempio, è possibile creare un gran numero di lettere di conferma ricezione della registrazione per tutte le nuove persone registrate in un periodo di tempo definito.
Di norma, non è necessario che le comunicazioni pro forma vengano modificate dall'utente. Queste comunicazioni includono un testo standard e variabili che vengono popolate dai dati esistenti quando si crea la comunicazione. Ad esempio, una lettera di conferma ricezione della registrazione potrebbe includere un testo standard relativo alla registrazione e informazioni variabili della parte registrata come, ad esempio, nome, indirizzo e numero di registrazione.
Nelle comunicazioni pro forma create automaticamente dal sistema in seguito ad elaborazione online o batch, le informazioni sull'indirizzo vengono popolate con l'indirizzo principale del corrispondente. Se la data di fine dell'indirizzo principale del corrispondente è stata superata, il sistema continua a selezionare l'indirizzo principale per la comunicazione pro forma. Le agenzie possono scegliere di implementare le comunicazioni pro forma per ottenere informazioni sull'indirizzo del corrispondente in modo diverso, se necessario.
Quando viene creata una comunicazione pro forma, il modello viene unito ai dati e lo stato della comunicazione viene impostato su 'Inviata'. Le informazioni relative alla versione del modello utilizzato per creare la comunicazione vengono salvate. Ciò consente la ristampa della stessa comunicazione successivamente. Ad esempio, se una lettera di conferma ricezione della registrazione viene perduta nella posta, l'operatore del caso può richiamare la lettera originale e reinviarla.
Le comunicazioni pro forma possono inoltre essere integrate ad un sistema di gestione dei contenuti tramite la configurazione delle proprietà dell'applicazione come parte dell'amministrazione. Se un'organizzazione sceglie di integrare le comunicazioni pro forma con un sistema di gestione dei contenuti, la comunicazione generata viene salvata nel sistema di gestione dei contenuti, da cui viene richiamata al momento della ristampa o quando un utente sceglie di visualizzarla. Per ulteriori informazioni sull'integrazione con un sistema di gestione dei contenuti, consultare la Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.
Le comunicazioni pro forma possono essere create anche manualmente dall'utente. Durante il processo di creazione manuale, all'utente vengono forniti i modelli disponibili per il partecipante o il caso. Nel capitolo successivo vengono fornite ulteriori informazioni sulla modalità in cui vengono filtrati i modelli.
Il metodo di comunicazione per le comunicazioni pro forma è sempre la copia cartacea poiché queste comunicazioni vengono stampate e inviate. Le comunicazioni pro forma non vengono emesse ai corrispondenti che dispongono di un'eccezione di comunicazione impostata per assicurarsi che non venga inviata posta al proprio indirizzo.