Ogni volta che sul sistema viene registrata una dichiarazione di udienza, il sistema determina se è disponibile tempo a sufficienza per inviarla ai partecipanti al caso. Se c'è tempo a sufficienza, il sistema genera una corrispondenza della dichiarazione di udienza. Questa corrispondenza viene generata solo per i tipi di ricorso dell'udienza e ricorso di riesame udienza.
Una corrispondenza di dichiarazione di ricorso dell'udienza è una lettera di accompagnamento basata su un modello per le dichiarazioni di udienza inviata a tutti i partecipanti al caso. Al partecipante che ha inoltrato la dichiarazione non viene inviata una copia. Una copia della dichiarazione viene inviata a tutti gli altri partecipanti del caso di ricorso. Se la dichiarazione viene inoltrata da un testimone dell'udienza, una copia della dichiarazione non viene inviata al partecipante per conto del quale è stato chiamato il testimone, mentre verrà invece inviata una copia a tutti gli altri partecipanti del caso.
Nella corrispondenza della dichiarazione di caso di udienza vengono incluse le seguenti informazioni: