L'agent peut créer et gérer des réunions, des comptes-rendus de réunion, des notes, des pièces jointes et des communications dans le dossier d'inscription.
Les agents peuvent planifier des réunions avec des clients pour remplir les informations d'un dossier d'inscription. Pour certains programmes, une réunion avec le client est toujours requise avant toute autorisation du programme. Pour d'autres programmes, une réunion avec le client est uniquement requise lorsqu'il existe des anomalies comme des informations manquantes ou contradictoires dans le dossier d'inscription. Pour plus d'informations sur la planification de réunions, voir le Guide Cúram Calendaring.
L'assistant d'enregistrement des comptes-rendus de réunion permet d'enregistrer les détails généraux de la réunion, d'ajouter des notes de réunion, de répertorier les décisions de réunion, de marquer des participants, de présenter brièvement des actions, de joindre des fichiers et d'associer les dossiers abordés. Ces comptes-rendus de réunion peuvent être envoyés automatiquement par courrier électronique aux participants à la réunion, aux invités ayant décliné et à d'autres personnes intéressées. Pour de plus amples informations sur les comptes-rendus de réunion, voir le Guide Cúram Integrated Case Management.
Une pièce jointe est un fichier supplémentaire, par exemple, un document texte, associé à un dossier d'inscription. L'agence peut joindre des documents scannés pour fournir des informations sur un dossier d'inscription, notamment, un certificat de naissance ou un relevé bancaire. Une plage de types de fichier est prise en charge, notamment les fichiers Microsoft® Word, Microsoft® Excel et PDF. Le système ne limite pas la taille de fichier de la pièce jointe alors que l'agence peut définir une limite grâce à une variable d'environnement. Lorsque le fichier est joint au dossier d'inscription, il est accessible par les autres utilisateurs système disposant des privilèges de sécurité appropriés.
L'agence peut créer et gérer des communications relatives aux clients de la demande. Les communications incluent les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les lettres. Les communications peuvent être à structure libre ou reposer sur des modèles. Les fonctions de communication supplémentaires incluent la gestion des communications entrantes et sortantes, ainsi que la prise en charge de l'affichage d'une liste de communications associées aux clients dans la demande. Pour de plus amples informations sur les communications, voir le Guide Cúram Communication