Les données sont gérées et transmises dans le moteur de flux de travaux sous forme d'objets de données de flux de travaux et objets de données de flux de travaux de liste. Ces objets logiques sont précisés dans la définition de processus, ils ont un nom et une liste d'attributs de divers types auxquels des données peuvent être affectées. Ils sont conceptuellement similaires aux objets utilisés dans les langages de programmation, même si leur manifestation dans le système de flux de travaux est assez différente. Des valeurs d'objet de données de flux de travaux peuvent être écrites au moment du lancement du processus ou à partir de la sortie de différents types d'activités.
Des instances d'objet de données de flux de travaux et des instances d'objet de données de flux de travaux de liste existent dès le lancement du processus et jusqu'à sa fin. A ce titre, ils sont disponibles et utilisables dans les activités et transitions, pendant toute la durée de vie de cette instance de processus. Il est donc de la responsabilité du concepteur de processus de veiller à ce que les attributs des objets de données de flux de travaux soient renseignés avant d'être utilisés. Toute tentative d'utilisation d'attributs d'objet de données de flux de travaux avant qu'ils ne soient renseignés entraînera l'échec de l'exécution.