La première étape de conception de flux de travaux consiste à sélectionner et analyser le processus métier en tenant compte des considérations ci-dessus, ainsi que toutes les autres considérations définies par l'organisation pour ses concepteurs de flux de travaux. Prenons l'exemple du processus métier Clôture d'un dossier.
A haut niveau, le processus métier Clôture d'un dossier ferme un dossier et les enregistrements associés, y compris ses révisions, références et événements de dossiers ouverts. Une communication de clôture est imprimée pour le ou les fournisseurs de service et pour toute référence de dossier. Elle est aussi imprimée pour le client principal du dossier. L'identifiant (caseID) du dossier clôturé est obligatoire pour exécuter ce processus métier.
A un niveau plus détaillé, le processus métier démarre avec une série d'étapes incluant le contrôle de la sécurité et des validations de dossier, l'actualisation du statut de l'en-tête du dossier à clôturer et le paramétrage de la date de fin du statut du dossier sur la date du jour. Trois nouveaux enregistrements sont alors insérés : un enregistrement de statut de dossier, un enregistrement de clôture de dossier et un enregistrement d'événement de dossier. Toutes ces étapes sont identifiées comme étant intrinsèques au processus métier Clôture d'un dossier. Notez toutefois que sans l'une de ces étapes, l'intégrité des données est compromise ou bien la traçabilité de la tentative de clôture du dossier est incomplète. Du fait que toutes ces étapes sont incontournables et qu'il serait compliqué de les mettre en oeuvre en cas d'échec du flux de travaux, elles ne doivent pas être déplacées vers le processus de flux de travaux.
L'étape suivante de l'exemple de processus métier Clôture d'un dossier est la réévaluation du dossier. Elle identifie tout excès ou insuffisance de paiement, et elle est donc intrinsèque au processus métier car le dossier ne doit pas être clôturé en cas d'identification d'un excès ou d'une insuffisance de paiement. Par conséquent, l'étape ne doit pas être incluse dans le flux de travaux.
Si la réévaluation découle sur un paiement excessif ou insuffisant, le propriétaire du dossier en est informé à condition qu'il ne soit pas l'utilisateur à l'origine de la clôture du cas. Si cette étape implique une notification basée sur une condition, cette étape peut être configurée dans le cadre du flux de travaux Clôture d'un dossier.
Si la réévaluation n'entraîne pas un paiement en excès ou insuffisant, le processus de clôture de dossier se poursuit. Le système vérifie l'existence de révisions de dossier actives et les annule en informant les réviseurs. Le système vérifie l'existence d'événements de réactivation sur le dossier et les ferme. Il contrôle l'existence de références de dossier actives, les annule et génère une communication à l'intention du ou des fournisseurs de services concernés par les références annulées. Le système imprime aussi une communication de clôture destinée au client principal du dossier. Toutes ces étapes peuvent s'inscrire dans le flux de travaux, et des notifications peuvent être définies, le cas échéant.
Notez que les communications à l'intention du ou des fournisseurs de service et la communication de clôture destinée au client principal doivent être mises sous pli manuellement et expédiées. Il s'agit d'une étape supplémentaire qui peut être ajoutée au processus métier de clôture de dossier et exige une activité manuelle.
L'étape finale du processus métier de clôture de dossier consiste à déterminer si le propriétaire du dossier doit être averti de la clôture. C'est le cas uniquement si l'utilisateur qui procède à la clôture n'est pas propriétaire du dossier. Cette étape peut aussi être placée dans le flux de travaux et la notification correspondante définie.
Pour résumer, on trouve sept étapes à inclure dans le flux de travaux. Plusieurs de ces étapes exigent des notifications. Il est en outre nécessaire de disposer de données du dossier et de réévaluation.