Les participants peuvent avoir différents rôles dans l'exécution d'un flux de travaux. Une activité peut par exemple nécessiter de transmettre des informations à un certain utilisateur. Un aspect important de l'automatisation des processus métier est la capacité à gérer l'affectation des travaux aux ressources nécessaires pour effectuer le travail. Des activités manuelles peuvent ainsi être affectées à des utilisateurs (ou groupes d'utilisateurs) contribuant à l'exécution de cette activité. Des activités de décision peuvent être affectées à ou aux utilisateurs responsables de répondre à une question particulière.
L'identification des participants d'un flux de travaux est utile pour déterminer ceux qui peuvent être les cibles des activités et des notifications d'activité. En outre, il peut s'avérer nécessaire de communiquer avec des participants qui ne sont pas des utilisateurs dans le cadre du flux de travaux. L'identification de ces participants constitue la première étape pour trouver des moyens de communiquer avec eux dans le cadre du flux de travaux.
Les participants du processus Clôture d'un dossier sont identifiés comme suit :