Le rôle du concepteur de flux de travaux est d'analyser un processus métier pour déterminer et préciser le processus
de flux de travaux qu'il contient.
Lors de l'analyse d'un processus métier, les considérations suivantes doivent être prises en compte :
- Identifiez les étapes intrinsèques du processus métier
- Il s'agit des étapes obligatoires pour la réussite du processus métier. Si le flux de travaux doit contenir ces
étapes, les remarques supplémentaires ci-dessous doivent être prises en compte.
- Etudiez l'intégrité et la traçabilité des données
- Les données circulant via le flux de travaux doivent rester intactes et leur traçabilité doit être assurée,
c'est-à-dire qu'il doit être possible de déterminer comment elles ont été modifiées lors de leur déplacement dans le flux
de travaux. La traçabilité pourra également porter sur les autres systèmes intégrés traversés par les données.
- Déterminez s'il existe d'autres méthodes pour effectuer les étapes intrinsèques qui échouent
- Il est essentiel de déterminer s'il existe d'autres méthodes pour réaliser les étapes
intrinsèques qui échouent, soit manuellement, soit par une solution automatique de contournement. S'il
n'y a aucun moyen d'effectuer une étape intrinsèque en cas d'échech, elle ne doit pas être incluse dans le flux de
travaux.
- Déterminez les étapes du processus métier qui devront probablement être modifiées
- Ces étapes sont des candidats potentiels pour le flux de
travaux. Le flux de travaux est un mécanisme facilement configurable pour gérer les
activités. Dès qu'il faut modifier des étapes du processus métier, les activités peuvent être
réordonnées ou supprimées au besoin.
- Identifiez les tâches non divisibles
- Il se peut que plusieurs tâches d'un processus métier ne soient pas divisibles. Par exemple,
une partie du processus métier peut impliquer d'écrire le numéro de sécurité sociale d'une
personne dans un système et de saisir les informations sur son salaire dans différents
tableaux. Ces deux opérations peuvent être considérées comme deux étapes du processus métier,
mais elles ne sont pas divisibles, c'est-à-dire qu'elles ne sont pas valides prises
séparément. Les tâches non divisibles ne peuvent pas apparaître dans le flux de travaux sauf si elles peuvent être combinées en
une seule activité.
- Déterminez si l'étape implique une notification
- Une notification peut être ajoutée à tout type d'activité dans une définition
de processus de flux de travaux. La notification sera émise lorsque l'activité sera exécutée par le moteur de flux de
travaux.
- Déterminez si l'étape comporte un élément de travail à effectuer par un utilisateur
- Une activité manuelle doit être créée pour un travail effectué par un utilisateur.
- Identifiez les données requises
- Ceci inclut le type des données requises et leur utilisation.
Une fois ces considérations prises en compte, le concepteur de flux de travaux devrait être prêt à concevoir le flux de
travaux du processus métier.