Le moteur de flux de travaux crée des instances de processus à chaque fois qu'une définition de processus de flux de travaux est lancée dans l'application. La fonctionnalité de gestion de flux de travaux permet à l'administrateur de surveiller et contrôler ces instances de processus. Un administrateur peut rechercher des instances de processus en fonction des détails de la définition de processus utilisée pour les créer, des tâches liées à une instance de processus ou des événements attendus par les instances d'activité contenues dans l'instance de processus.
Il est aussi possible d'afficher les détails d'une instance de processus. Une vue graphique de l'instance de processus affiche toutes les activités de la définition de processus associée, mettant en surbrillance celles qui ont été exécutées (c'est-à-dire le chemin tout au long du processus). L'administrateur peut aussi examiner des informations sur les données utilisées dans cette instance de processus, ainsi que les données de chaque instance d'activité de l'instance de processus.
L'état d'une instance de processus peut aussi être géré à l'aide des fonctions d'interruption, de reprise et d'annulation. Les erreurs qui se produisent parfois pendant le cycle de vie d'une instance de processus sont également affichées. L'administrateur peut consulter les détail de l'erreur puis décider de réessayer ou supprimer l'erreur associée.
Les activités manuelles et de décision ont des stratégies d'allocation qui déterminent les utilisateurs qui seront affectés aux tâches créées par le moteur de flux de travaux pour ces types d'activités. Les cibles d'allocation de flux de travaux constituent l'un des types de stratégie d'allocation proposés. La création et la maintenance de ces cibles sont également gérées. Des événements émis par des fonctions de l'application sont utilisés pour la transition des flux de travaux qui les attendent. Ils sont également créés et gérés par les fonctions de gestion de flux de travaux.
Pour des informations complémentaires sur les fonctions de gestion disponibles, voir Gestion du flux de travaux.