Lorsque des documents associés à des pièces jointes sont créés dans l'application et stockés dans le système de gestion de contenu, des informations de métadonnées concernant le document peuvent également être stockées. Cela inclut les documents de pièces jointes associés aux communications enregistrées et aux communications Microsoft Word.
Les informations de métadonnées pouvant être stockées sur le document dépendent du contexte dans lequel la pièce jointe a été créée. Par exemple, si une pièce jointe est créée dans le contexte d'un dossier, des informations concernant le dossier dans lequel la pièce jointe a été créée peuvent être stockées avec le document ; toutefois, si la pièce jointe est créée dans le contexte d'un participant, aucune information de dossier ne peut être stockée, cependant des informations sur le participant peuvent l'être.
Si des informations concernant un document, comme la date de réception du document, sont modifiées ultérieurement dans l'application, les informations de métadonnées associées peuvent également être mises à jour. La possibilité ou non d'effectuer une mise à jour d'un élément de métadonnées spécifique dépend également du contexte spécifique résultant d'une mise à jour de la pièce jointe.
L'application peut être configurée de manière à stocker plusieurs éléments de métadonnées prédéfinis avec le document de pièce jointe. Par défaut, les éléments de métadonnées sont activés, et chacun d'entre eux peut être désactivé individuellement de manière à ce que les informations ne soient pas stockées avec le document dans le système de gestion de contenu.
L'activation ou la désactivation d'un élément de métadonnées n'affecte pas les métadonnées précédemment stockées dans le système de gestion de contenu. Les changements apportés à la configuration des métadonnées OOTB ne prennent effet que lorsque de nouvelles pièces jointes sont créées ou lorsque des pièces jointes existantes sont mises à jour en empêchant le stockage d'éléments de métadonnées ou en autorisant le stockage d'éléments de métadonnées supplémentaires, selon les paramètres de configuration.
Chaque élément de métadonnées possède un nom d'affichage et une description visibles par l'administrateur. Plusieurs noms d'affichage et descriptions peuvent être créés pour chaque élément de métadonnées de manière à fournir une prise en charge multilingue, et les noms d'affichage et descriptions existants peuvent être modifiés si nécessaire.
Les éléments de métadonnées suivants sont disponibles pour les documents considérés comme pièces jointes, y compris les pièces jointes associées aux communications enregistrées et aux communications Microsoft Word :
Eléments de métadonnées |
Description |
|---|---|
| Référence du dossier | Numéro de référence du dossier |
| Référence du participant | Numéro de référence du participant |
| Prénom du participant | Prénom d'une personne ou d'une personne candidate |
| Nom du participant | Nom d'une personne ou d'une personne candidate |
| Date de naissance du participant | Date de naissance d'une personne ou d'une personne candidate |
| Type de document | Type de document |
| Code type du document | Code du type de document |
| Date de réception du document | Date à laquelle le document a été reçu |
| Date de communication | Date de communication des pièces jointes associées aux communications enregistrées |
Une organisation peut également choisir d'implémenter des éléments de métadonnées supplémentaires pour répondre à leurs propres besoins métier. Pour plus d'informations sur la prise en charge des éléments de métadonnées supplémentaires, consultez le manuel Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.