Lorsqu'un client est autorisé à recevoir un service à l'avenir, l'assistant social peut lui allouer une place pour une période future. Ce processus s'appelle une réservation et ressemble globalement à une réservation dans un système de réservation d'hôtel.
Le processus de réservation commence généralement par une recherche, par l'assistant social, des places disponibles pour une période spécifique. Lorsqu'une place libre est identifiée auprès d'un fournisseur adéquat, la réservation peut être créée pour le client. Dans la mesure où une réservation représente un futur placement potentiel plutôt qu'un placement effectif proprement dit, elle ne peut pas commencer à une date antérieure ou en cours.
De la même façon que les clients d'un hôtel doivent s'inscrire à leur arrivée pour valider une réservation, une réservation dans CPM doit être convertie en placement lorsque le client s'est présenté à l'établissement et a été placé auprès du fournisseur. La création d'un placement à partir d'une réservation est un processus manuel qui peut être effectué par le gestionnaire de ressources, le gestionnaire de l'établissement ou l'assistant social.
Pour éviter que des informations de placement conflictuelles ne soient créées, de nombreuses vérifications sont effectuées dans CPM lors de la création d'un placement ou de la modification d'un placement existant :
Le processus de confirmation d'une réservation est d'une grande souplesse. La période peut être modifiée et la place peut être sélectionnée, si elle ne l'a pas déjà été lors de la création de la réservation. En l'absence de place adéquate, une place d'urgence est créée dans le compartiment de niveau supérieur de l'établissement, entraînant ainsi un placement d'urgence.
Une réservation peut également être annulée si elle est jugée non valide ou si le client est placé auprès d'un autre fournisseur. Une réservation expire automatiquement si le client ne se présente pas dans l'établissement du fournisseur. Cela se produit lorsque la réservation prend fin ou lorsque la date d'expiration est atteinte. La date d'expiration est calculée en ajoutant le nombre de jours spécifiés pour la période de grâce à la date de début de la réservation. Lorsqu'une réservation est mise à jour, l'assistant social qui a créé la réservation est automatiquement informé.