Les informations enregistrées pour des personnes et des candidats peuvent être fusionnées. Si l'organisation enregistre la même personne plusieurs fois, les informations contradictoires ou supplémentaires sur la personne peuvent être enregistrées sur différents enregistrements. La fusion d'informations copie avant tout des détails sélectionnés à partir d'un enregistrement en double dans un enregistrement maître en fonction des besoins. Un enregistrement maître est l'enregistrement valide à utiliser par le traitement du dossier. La fusion d'informations garantit que l'enregistrement maître contient toutes les informations requises sur une personne et réduit la possibilité d'utilisation d'informations inexactes par le système.
Les informations peuvent être fusionnées à partir d'un enregistrement de personne dans un autre enregistrement de personne. Les informations peuvent également être fusionnées à partir d'un enregistrement de candidat dans un enregistrement de personne.
Par exemple, Linda est enregistrée en tant que candidat sous son nom de jeune fille, "Linda Smith". Linda est ensuite enregistrée en tant que personne sous son nom de femme mariée, "Linda Williams". Linda demande que l'organisation utilise son nom de femme mariée lors de l'envoi de lettres. Pour faciliter cela, l'enregistrement de candidat de Linda Smith est fusionné dans l'enregistrement de personne de Linda Williams. Toutes les informations valides sur l'enregistrement de candidat sont également copiées dans l'enregistrement de personne.
La fusion d'informations pour les personnes et les candidats se compose de trois étapes : marquage d'un enregistrement comme doublon d'un autre enregistrement, fusion des informations à partir de l'enregistrement en double dans l'enregistrement maître et achèvement de la fusion. Si nécessaire, il est possible d'annuler le marquage d'enregistrements en double et une fusion peut être abandonnée et reprise. Une liste des enregistrements en double est automatiquement gérée.