Pour s'assurer que les paiements et factures sont correctement émis, un enregistrement de candidat est automatiquement créé pour le client principal. Des enregistrements de candidat peuvent être créés manuellement pour n'importe quel participant, personne et employeur du dossier enregistré. Un enregistrement de candidat peut également être créé, le cas échéant, pour un participant qui n'est pas encore enregistré sur le système, ce qui va créer un participant de type "représentatif". Dans le cadre du processus de création de candidat, le nouveau candidat doit être enregistré en conséquence.
Lors de la création de candidat, au moins un modèle de distribution doit être enregistré pour ce candidat. L'organisation utilise le modèle de distribution pour définir la destination des paiements et des factures. Par exemple, les paiements par chèque sont envoyés à l'adresse d'un candidat. Les paiements EFT sont transférés vers le compte bancaire du candidat. La devise du candidat est également enregistrée. Si aucun modèle de distribution n'est spécifié, le candidat sera affecté au modèle de distribution par défaut du produit, le cas échéant. Si aucun modèle de distribution par défaut n'a été affecté au produit, alors le candidat sera affecté au premier modèle de distribution affecté au client principal du dossier de distribution du produit.
Pour définir le meilleur emplacement dans lequel le candidat peut interagir avec l'organisation, le bureau préféré du candidat est sélectionné dans la liste des bureaux publics de l'organisation. Leur relation avec le client principal est aussi enregistrée pour les nouveaux candidats. Des exemples de relations incluent notamment le conjoint, la fratrie et les proches. Le système stocke automatiquement une relation à "soi-même" pour le candidat lorsque le client principal est aussi le candidat du dossier.
Chaque fois qu'un participant occupe le rôle de candidat, le rôle de "candidat" pour le participant du dossier supplémentaire est automatiquement créé pour ce participant. Par exemple, si une personne dispose de deux rôles de participant, celui de "client principal" et de "candidat", ces deux rôles apparaissent dans la liste des participants du dossier.
Lors de la création d'un candidat, le statut du candidat affiche "actif". Seuls les candidats actifs peuvent être affectés aux composants de dossier. Pour plus d'informations sur l'affectation de composants de dossier aux candidats, voir la section Affectation de composants de dossier à des candidats.