L'organisation peut avoir occasionnellement besoin d'un traducteur comme intermédiaire entre le client principal de l'investigation et un agent de traitement de dossier. Des services de traduction peuvent être nécessaires si des utilisateurs travaillant sur une investigation ne sont pas en mesure d'interagir avec un client dans sa langue préférée. La langue préférée d'un client est enregistrée lorsque le client est enregistré auprès de l'organisation. Par exemple, lorsque James Smith a été enregistré auprès de l'organisation, c'est l'"espagnol" qui a été enregistré comme sa langue préférée et il ne parle aucune autre langue. Pour interagir avec le client, l'agent de traitement de dossier responsable de l'investigation doit pouvoir interagir avec James en espagnol ou disposer d'un traducteur capable de leur servir d'intermédiaire.
La nécessité d'avoir recours à un traducteur est évaluée suivant les besoins de traduction constatés dans chaque investigation. Par exemple, un client peut nécessiter des services de traduction dans une investigation, mais pas dans une autre. Le besoin de traducteur pour un client peut être enregistré manuellement par un agent de traitement de dossier ou être déterminé automatiquement par le système. Un paramètre de configuration, qui est défini pour le type d'investigation sur lequel l'investigation est basée dans le cadre de l'administration de l'application, détermine si les besoins de traduction pour un client seront définis manuellement par un travailleur social chargé du dossier ou automatiquement par le système.
Le système détermine le besoin de traducteur en examinant si les compétences linguistiques de l'agent de traitement de dossier correspondent à la langue préférée du client. Si elles ne correspondent pas, le système décide qu'un traducteur est nécessaire. Un utilisateur peut aussi mettre à jour manuellement les besoins de traduction pour un dossier, même s'ils ont été déterminés initialement par le système. Si un traducteur est nécessaire pour un client, les utilisateurs sont tenus informés lorsqu'ils affichent les détails des participants au dossier du client. En outre, le système affiche la langue préférée du client qui a besoin des services de traduction.