Les dossiers de distribution de produit sont créés par défaut dans un dossier intégré afin que la fonctionnalité de dossier intégré puisse être utilisée pour cette distribution de produit. Par exemple, le justificatif peut être collecté au niveau du dossier intégré et partagé entre la distribution de produit pour la même personne ou pour les personnes au sein de la même famille.
Lors de la création du dossier de distribution de produit, l'assistant social enregistre qui demande quelle prestation. La personne demandant la prestation est appelée le client principal. Le client principal est également le bénéficiaire par défaut dans le dossier. Il s'agit de la personne qui recevra les paiements de prestation réels. Le nom de la prestation est également indiqué.
Pour aider les assistants sociaux, le système leur permet d'afficher une liste de tous les autres dossiers intégrés et dossiers de distribution de produit pour lesquels le demandeur est un client principal. Les détails de distribution de produit sont ensuite spécifiés. Les détails du dossier incluent la date à laquelle la demande de prestation a été reçue par l'organisme et le résultat attendu pour le dossier, par exemple, un soutien financier.
Les détails du dossier incluent également des informations qui définissent comment les paiements concernant le dossier sont remis au bénéficiaire. Ces informations incluent le mode de règlement préféré, et le modèle de distribution de produit. Le modèle de distribution de produit est la méthode de paiement par défaut et la fréquence à laquelle les aides sont remises au bénéficiaire. Par exemple, par chèque toutes les semaines. Le modèle de distribution inclut les détails de la méthode de paiement préférée du client principal. Si le client principal dispose d'un mode de paiement préféré, par exemple, chèque, espèces, il est affiché pour indiquer au propriétaire du dossier le modèle de distribution le plus approprié.
Le dossier de distribution de produit est créé lorsque l'assistant social a enregistré toutes les informations requises. Lorsqu'un dossier de distribution de produit est créé, son statut est "Ouvert". Les informations réelles sont ensuite collectées sous la forme de justificatifs pour déterminer l'admissibilité et les droits du client.