L'examen préalable est utilisé pour établir l'admissibilité potentielle d'une personne à des programmes particuliers. Par exemple, une personne peut être potentiellement éligible à des prestations de bons alimentaires en fonction de ses réponses aux questions de l'examen. L'examen se différencie du triage par le fait que ce dernier dirige une personne vers la phase d'examen pour les programmes, il n'identifie pas si la personne est potentiellement éligible. L'examen préalable détermine l'admissibilité potentielle d'une personne à un ou plusieurs programme(s). Exemples d'examens préalables : aide financière et bons alimentaires. Une personne peut choisir l'examen préalable à l'admissibilité après avoir subi le processus de triage de l'organisme ou peut effectuer l'examen préalable indépendamment du triage.
Lors du processus d'examen préalable, des questions plus complexes sont posées à la personne sur sa vie et ses réponses sont enregistrées et stockées sur le système. Par exemple, les informations personnelles comme le nom de la personne, la date de naissance, l'adresse, les conditions de logement et les relations familiales sont enregistrées. Les réponses enregistrées sont utilisées pour établir si la personne est potentiellement éligible pour les programmes basés sur des prestations et si elle a déjà été enregistrée sur le système en tant que client de l'organisme. Les relations familiales qui sont enregistrées sont également automatiquement stockées sur le système.
Selon le type d'examen préalable, les réponses aux questions plus complexes peuvent également être enregistrées. Par exemple, certaines questions peuvent se rapporter aux ressources du client, à ses revenus, ou à la situation du ménage. Lorsque toutes les questions d'examen ont obtenu une réponse et que l'examen est terminé, le système détermine les programmes pour lesquels la personne est potentiellement éligible en exécutant des règles d'examen en fonction des réponses aux questions diverses.
Sur la base des résultats de l'examen, le client peut soumettre une demande pour les programmes identifiés. Les clients peuvent également demander des programmes indépendants du processus d'examen.