Lorsqu'un auditeur indique qu'un audit de dossier est terminé et si le niveau de participation de l'utilisateur spécifié pour le plan d'audit indique que le propriétaire ou le superviseur du dossier n'y a pas accès, alors l'audit de dossier passera au statut Terminé, indiquant que l'auditeur a terminé toutes les tâches requises. Le coordinateur d'audit saura donc que l'audit de dossier a été clôturé en visualisant l'avancement du plan d'audit.
Si le niveau d'implication utilisateur spécifié pour le plan d'audit correspond à "Visualisation des résultats uniquement", l'assistant social et le superviseur seront notifiés qu'un audit est en cours et pourront seulement visualiser les résultats de l'audit. Aucune action de leur part n'est requise. Lorsque l'auditeur a réalisé toutes les tâches requises, l'audit est considéré comme terminé. Le coordinateur d'audit saura donc que l'audit de dossier a été clôturé en visualisant l'avancement du plan d'audit.
Si le niveau de participation de l'utilisateur indique qu'un retour d'informations est fourni, alors l'audit de dossier sera défini sur le statut Résultats terminés & en attente de commentaires. Cette transition de statut est rendue possible par deux niveaux d'implication utilisateur :
| Implication de l'utilisateur | Description |
|---|---|
| Soumission de commentaires | Une notification est envoyée à l'assistant social et au superviseur pour les informer qu' un audit est en cours et qu'il leur est demandé de soumettre des commentaires. La notification renseigne les résultats documentés par l'auditeur. Le chargé de dossier et le superviseur peuvent visualiser et examiner ces résultats au moment de soumettre leurs commentaires. L'auditeur attend alors d'être notifié que l'assistant social et/ou le superviseur a/ont soumis ses/leurs commentaires. |
| Soumission de commentaires en cas de non respect d'un axe majeur | Si au moins un axe majeur affiche le statut "non respecté", une notification est envoyée à l'assistant social et au superviseur pour les informer qu' un audit est en cours et qu'il leur est demandé de soumettre des commentaires. La notification renseigne les résultats documentés par l'auditeur. Le chargé de dossier et le superviseur peuvent visualiser et examiner ces résultats au moment de soumettre leurs commentaires et ce, sur tous les axes majeurs, qu'ils aient été respectés ou non. L'auditeur attend alors d'être notifié que le propriétaire de dossier et/ou le superviseur a/ont soumis ses/leurs commentaires. |