Las pruebas de participante que se capturan en el gestor de participante también se pueden utilizar como pruebas de caso para cualquier caso del cual el participante sea un miembro. Por ejemplo, la información de contacto, los detalles de la formación y el historial médico de una persona se pueden añadir a uno de los casos de la persona y utilizarse para determinar la elegibilidad.
Una de las ventajas de utilizar pruebas de participante es que la información no diferirá entre los casos. Puesto que los detalles del participante cambian a lo largo del tiempo, estos cambios se pueden registrar y aplicar en el registro de participantes y se reflejarán automáticamente en los casos o entregas de productos de los cuales el participante sea un miembro, eliminando la necesidad de capturar las mismas pruebas para cada producto que solicita el participante. Esto se puede configurar desde la aplicación de administración para cada tipo de pruebas de participante.
Para los datos de participante capturados como pruebas en el gestor de participante, se mantiene un un historial de los cambios. Cada cambio realizado en el registro se registra como una entrada en el historial de dicho registro de pruebas. Esto permite a los asistentes sociales ver de un vistazo cuándo y cómo se ha modificado el registro, y ver una lista de todos los cambios realizados.