El Sistema de gestión de flujos de trabajo (WMS) de Cúram atiende dos funciones principales. La primera es admitir la automatización de los procesos de negocio. La segunda es facilitar el direccionamiento del trabajo entre individuos y departamentos. Los componentes principales de este sistema son las definiciones de proceso de flujo de trabajo, el motor de flujo de trabajo, la gestión de tareas y de la bandeja de entrada y la aplicación de administración de flujo de trabajo (que incluye la herramienta de definición de procesos, PDT). Cada uno de estos componentes desempeña un rol en una o en las dos funciones.
La automatización de un proceso de negocio comienza con el diseño de un flujo de trabajo para un proceso de negocio. Se deben tomar decisiones clave para que un proceso de negocio se correlacione con una definición de proceso de flujo de trabajo. Por ejemplo, hay una expectativa de que habrá pasos manuales relacionados en el proceso de negocio o puede que el proceso de negocio requiera configuración en el tiempo de vida del proceso. Se utiliza la herramienta PDT de flujos de trabajo para crear la definición de proceso de flujo de trabajo basándose en este diseño. Mediante la PDT, un desarrollador de flujo de trabajo define las actividades de flujo de trabajo, las transiciones entre estas actividades y la información que pasa por el proceso de flujo de trabajo.
A continuación se detallan algunos de los tipos de actividad disponibles en una definición de proceso: manual, automático, bucle, espera de suceso, ruta, notificación y subflujo. Se puede utilizar la herramienta PDT para representar la secuencia de un proceso de flujo de trabajo utilizando los tipos de actividad anteriores. Las actividades anteriores van precedidas automáticamente por una actividad de inicio de proceso y concluyen con un tipo de actividad de fin de proceso del sistema seguido de las transiciones o actividades de bucle entre los procesos de flujo de trabajo.
El motor de flujo de trabajo realiza la ejecución en tiempo de ejecución de la definición de proceso de flujo de trabajo (es decir, promulgación de procesos). Como resultado de la promulgación, se crea una instancia de proceso de flujo de trabajo. Estas instancias de proceso de flujo de trabajo se pueden supervisar y controlar mediante las funciones de administración de flujo de trabajo incluidas en Cúram WMS.
El direccionamiento de trabajo entre individuos y departamentos comenzará también con la definición de proceso de flujo de trabajo. Determinados tipos de actividad representan trabajo que es necesario que complete un individuo o departamento; para estas actividades, la definición de proceso de flujo de trabajo incluye una estrategia para asignar este trabajo. El motor de flujo de trabajo evalúa la estrategia de asignación para determinar quién debe completar este trabajo, crea las tareas para este trabajo y asigna las tareas a los usuarios, objetos organizativos (es decir, unidades organizativas, puestos o trabajos) o colas de trabajos adecuados. La bandeja de entrada proporciona al usuario información sobre las tareas que necesita poner en marcha. Por ejemplo, tales acciones de gestión de tareas incluyen Ver tarea, Reenviar tarea y Añadir comentario a una tarea.