Cuando se crean documentos asociados con adjuntos dentro de la solicitud y se almacenan en el sistema de gestión de contenidos, también se puede almacenar información de metadatos sobre el documento. Esto incluye documentos adjuntos asociados con comunicaciones registradas y comunicaciones de Microsoft Word.
La información de metadatos que se puede almacenar sobre el documento depende del contexto en el que se ha creado el adjunto, por ejemplo, si se crea un adjunto en el contexto de un caso, la información sobre el caso en el que se ha creado el adjunto se puede almacenar con el documento; sin embargo, si el adjunto se crea en el contexto de un participante, no se puede almacenar información del caso, pero sí se puede almacenar información sobre participantes.
Si posteriormente se modifica en la solicitud la información sobre un documento, como la fecha de recepción del documento, también puede actualizarse la información de metadatos relacionada. Podrá o no actualizarse un elemento específico de metadatos según el contexto específico que ha dado como resultado una actualización del adjunto.
La solicitud puede configurarse para que almacene un número de elementos de metadatos predefinidos con el documento adjunto. De forma predeterminada, cada elemento de metadatos está habilitado y se puede inhabilitar individualmente para que la información no se almacene junto con el documento en el sistema de gestión de contenidos.
La habilitación o inhabilitación de un elemento de metadatos no afectará a los metadatos almacenados previamente en el sistema de gestión de contenidos. Los cambios en la configuración de metadatos OOTB sólo entrarán en vigor cuando se creen adjuntos futuros o cuando los adjuntos existentes se actualicen impidiendo que los elementos de metadatos se almacenen o permitiendo que se almacenen elementos de metadatos adicionales, según el valor de configuración.
Cada elemento de metadatos tiene un nombre de visualización y una descripción que se muestran al administrador. Pueden crearse varios nombres de visualización y descripciones para cada elemento de metadatos, para proporcionar soporte de varios idiomas, y las descripciones y los nombres de visualización existentes pueden modificarse, si es necesario.
Los elementos de metadatos siguientes están disponibles para documentos categorizados como adjuntos, incluidos adjuntos asociados a comunicaciones registradas y comunicaciones de Microsoft Word:
Elemento de metadatos |
Descripción |
|---|---|
| Referencia de caso | El número de referencia del caso |
| Referencia del participante | El número de referencia del participante |
| Nombre del participante | El nombre de una persona o un candidato |
| Apellido del participante | El apellido de una persona o un candidato |
| Fecha de nacimiento de participante | La fecha de nacimiento de una persona o un candidato |
| Tipo de documento | El tipo de documento |
| Código de tipo de documento | El código del tipo de documento |
| Fecha de recepción del documento | La fecha en que se ha recibido el documento |
| Fecha de comunicación | La fecha de comunicación para los adjuntos asociados con comunicaciones registrada |
Una organización también puede elegir implementar elementos de metadatos adicionales para satisfacer sus requisitos empresariales. Para obtener más información sobre cómo se da soporte a elementos de metadatos adicionales, consulte la Guía de integración de servicios de interoperatividad de la gestión de contenidos de Cúram.