Cuando un cliente tiene autorización para recibir un servicio en el futuro, el asistente social puede asignar una plaza al cliente durante un período futuro. Esto se denomina reserva y es muy similar a una reserva en un sistema de reserva de hotel.
El proceso de reserva normalmente se inicia con un asistente social que busca plazas disponibles para un período determinado. Cuando se encuentra una plaza con un proveedor adecuado, se puede crear la reserva para el cliente. Puesto que la reserva representa un emplazamiento futuro potencial en lugar el mismo emplazamiento, no puede iniciarse en una fecha pasada o actual.
De forma muy similar a los clientes de un hotel que deben registrarse cuando llegan para asumir una reserva, una reserva en CPM debe convertirse en un emplazamiento cuando el cliente ha llegado a la instalación y se ha emplazado con el proveedor. La creación de un emplazamiento a partir de una reserva es un proceso manual que puede llevar a cabo el gestor de recursos, el gerente de la instalación o el asistente social.
Para garantizar que no se crea información de emplazamiento conflictiva, se efectúa una serie de comprobaciones en CPM cuando se crea un emplazamiento o se modifica un emplazamiento existente:
Se proporciona flexibilidad cuando se confirma una reserva. Se puede cambiar el período y se puede seleccionar la plaza, si no se ha seleccionado cuando se ha creado la reserva. Si no existe ninguna plaza adecuada, se crea una plaza de emergencia en el compartimento de nivel más alto de la instalación y el resultado es un emplazamiento de emergencia.
También se puede cancelar una reserva si se encuentra que no es válida o si el cliente se ha emplazado con otro proveedor. Una reserva caduca automáticamente si el cliente llega a la instalación del proveedor. Esto sucede cuando la reserva finaliza o se alcanza la fecha e caducidad. La fecha de caducidad se obtiene añadiendo el número de días especificados para el período de gracia a la fecha de inicio de la reserva. Cuando se actualiza una reserva, se notifica automáticamente al asistente social que la ha creado.