Las organizaciones evalúan las necesidades de los clientes y autorizan a los proveedores a proporcionar servicios para solucionar esas necesidades. Una autorización de servicio es el instrumento mediante el cual la organización autoriza a un proveedor a proporcionar servicios específicos a un cliente específico a cambio de un pago. El período durante el cual el servicio debe entregarse también se especifica en la autorización.
Las autorizaciones de servicio contienen líneas de detalle (denominadas líneas de detalle de autorización de servicio). Cada línea de detalle representa una planificación de un servicio específico para un número determinado de unidades dentro de un período específico. Un proveedor puede o no haberse especificarse en la línea de detalle. Si un proveedor no se ha especificado, los clientes pueden hacer uso del servicio desde cualquier proveedor registrado.
Un ejemplo de este proceso es el siguiente: Robert Smith necesita ayuda para recuperar un empleo. El asistente social de Robert considera que Robert necesita realizar un curso de formación para ayudarle a conseguir ese resultado. El asistente social crea un plan de resultados para Robert y añade el servicio Competencias lingüísticas, un curso de formación que dura 3 meses, desde el 1 de enero al 31 de marzo, con un total de 60 horas de duración. El asistente social también registra los detalles de un proveedor de formación local que debe impartir el curso a Robert. A continuación, el asistente social aprueba el plan de resultados, y en este punto se crea automáticamente una autorización de servicio para Robert. En la autorización de servicio se crea una línea de detalle con el servicio Competencias lingüísticas, con una fecha de inicio de 1 de enero y una fecha de finalización de 31 de marzo y unidades autorizadas de 60.
Se puede pagar a un proveedor por el número de unidades de un servicio entregado a un cliente, limitado al número de unidades especificado en la línea de detalle de autorización de servicio para el cliente. Se realiza un seguimiento de la entrega de estas unidades mediante las facturas o listas enviadas por el proveedor. Los pagos para contratos de tarifa plana son independientes de la entrega del servicio y por ello las autorizaciones de servicio no se consideran cuando se realizan estos pagos.
Una autorización de servicio puede contener varios clientes, lo que significa que todos los clientes son elegibles para recibir el número de unidades autorizadas. Se pagará al proveedor por la entrega de servicio total y no por cliente. Por ejemplo, si dos clientes están autorizados en una única autorización a recibir 10 sesiones de servicio de orientación psicopedagógica entre el 1 y el 15 de un mes, son elegibles para recibir 10 sesiones en total entre ellos, a cada una de las cuales asistirá uno de los clientes, el otro o ambos. Si han recibido todas las 10 sesiones juntos, al proveedor se le pagará por 10 sesiones, no por 20 sesiones.
Las líneas de detalle de autorización de servicio también pueden contener detalles de candidato si el pago lo recibirá otra persona en lugar del proveedor.
El ciclo de vida de una autorización de servicio es el siguiente:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Abierta | Una autorización de servicio tiene el estado derivado 'Abierta' si el estado derivado de todas las líneas de detalle de autorización de servicio es 'Abierta'. |
| En curso | Una autorización de servicio tiene el estado 'En curso' si como mínimo una línea de detalle de autorización de servicio tiene el estado 'Abierta' o 'En proceso', pero no todas las líneas de detalle de autorización de servicio tienen el estado 'Abierta'. |
| Completada | Una autorización de servicio tiene el estado derivado 'Completada' si el estado derivado de todas las líneas de detalle de autorización de servicio es 'Completada'. |
| Cancelada | Una autorización de servicio tiene el estado 'Cancelada' si la autorización de servicio se ha suprimido. |
El ciclo de vida de una línea de detalle de autorización de servicio es el siguiente:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Abierta | Una línea de detalle de autorización de servicio tiene el estado derivado 'Abierta' si ninguna línea de detalle de factura de servicio o línea de detalle de lista todavía no se han comparado con la línea de detalle de autorización de servicio. |
| En curso | Una línea de detalle de autorización de servicio tiene el estado derivado 'En curso' si se ha comparado al menos con una línea de detalle de factura de servicio o una línea de detalle de lista, todas las unidades restantes en ella todavía no se han consumido y todavía no ha finalizado (es decir, tiene una fecha 'hasta' en el pasado). |
| Completada | Una línea de detalle de autorización de servicio tiene el estado derivado 'Completada' si todas las unidades en ella se han consumido o ha finalizado (es decir, tiene una fecha 'Hasta' en el pasado). |
| Cancelada | Una línea de detalle de autorización de servicio tiene un estado de 'Cancelada' si la línea de detalle de autorización de servicio se ha cancelado o suprimido. |