Una licencia es una autorización o un permiso que se puede solicitar a los proveedores a fin de utilizar o entregar determinados servicios en nombre de una organización. La organización o terceros pueden emitir licencias como, por ejemplo, un consejo de autorización de acogida temporal o un consejo de autorización de contratistas.
Una licencia puede cubrir uno o más servicios del proveedor y es válida durante un período de tiempo especificado. Para ser válida, una licencia debe ser aprobada por un gestor de recursos. Incluso si el gestor de recursos inicialmente rechaza la licencia, se puede aprobar más adelante. Cuando una licencia vence para renovación, el gestor de recursos puede optar por renovarla o bien especificar un motivo de no conformidad como, por ejemplo, 'Problemas de seguridad identificados' o 'Ha fallado la verificación de antecedentes'.
La aprobación de una licencia puede depender de la finalización de una determinada formación por parte del proveedor. Si se especifican requisitos de formación para una licencia, debe completarse toda la formación marcada como necesaria o descartada para todos los miembros de proveedor activos. Si éste no es el caso, se advertirá al gestor de recursos antes de poder aprobar la licencia.
Una licencia de proveedor se puede suspender según desee el gestor de recursos. Por ejemplo, el gestor de recursos recibe una queja sobre un proveedor de acogida temporal. La queja dice que el proveedor está violando las reglas de seguridad. El gestor de recursos examina las reclamaciones y suspende la licencia de acogida temporal del proveedor.