Cuando se marca un registro como duplicado se lo está señalando como duplicado de otro registro, e indica que se puede fusionar con ese otro registro.
Se puede acceder al registro duplicado realizando una búsqueda. Los criterios de búsqueda como, por ejemplo, el nombre y la fecha de nacimiento, se procesan para devolver una lista de todos los registros de persona y/o candidato coincidentes. El sistema enlaza automáticamente el registro duplicado con el registro maestro y muestra una instantánea de ambos registros. Esto permite al usuario comparar la información que existe en ambos archivos.
Se registra el motivo por el que se marca el registro duplicado como, por ejemplo, error de entrada o uso indebido de identidad.
Una vez se ha marcado un registro como duplicado, no se pueden realizar modificaciones en él y no se utilizará en procesos futuros. Sin embargo, si el registro duplicado ya lo utiliza un proceso existente (por ejemplo, si en ese momento se han emitido pagos al participante duplicado), dichas transacciones financieras se seguirán procesando. Se notifica automáticamente al propietario del caso cada vez que se emite un pago o comunicación a un participante duplicado.
Un registro que se ha marcado como duplicado se puede fusionar inmediatamente o en una fecha posterior.