La información registrada para personas y candidatos se puede fusionar. Si la organización registra la misma persona más de una vez, puede registrarse información inconsistente o adicional sobre la persona en diferentes registros. La fusión de información básicamente copia detalles seleccionados de un registro duplicado en un registro maestro según sea necesario. Un registro maestro es el registro válido que va a utilizar el procesamiento de un caso. La fusión de información garantiza que el registro maestro contenga toda la información necesaria sobre una persona y reduce la posibilidad de que el sistema utilice información inexacta.
Se puede fusionar información de un registro de persona con otro registro de persona. También se puede fusionar información de un registro de candidato con un registro de persona.
Por ejemplo, Linda se ha registrado como candidato bajo su nombre de soltera, "Linda Smith". Linda se registra posteriormente como persona con su nombre de casada, "Linda Williams". Linda solicita a la organización que utilice su nombre de casada cuando envíe correspondencia. Para hacer esto posible, el registro de candidato de Linda Smith se fusiona con el registro de persona de Linda Williams. Cualquier información válida en el registro de candidato también se copia en el registro de persona.
La fusión de información de personas y candidatos consta de tres etapas: marcar un registro como duplicado de otro registro, fusionar la información del registro duplicado con el registro maestro y finalizar la fusión. Opcionalmente, se puede eliminar la marca de los registros duplicados y se puede abandonar una fusión y reanudarla. Se mantiene automáticamente una lista de registros duplicados.