Mediante el asistente para registrar actas de reunión, puede capturar los detalles de una reunión y emitir actas de reunión a los asistentes y a otras partes interesadas. El asistente para registrar actas de reunión también da soporte a las actas de trabajo en proceso, lo que permite registrar partes de la información de una sola vez o durante un período de tiempo. Se puede capturar la siguiente información de las reuniones:
- Detalles de la reunión
- Esto incluye el asunto de la reunión, la ubicación, la fecha y hora de inicio y finalización, y también el nombre de la persona que ha organizado la reunión junto con la agenda de la reunión. Cualquier información especificada como parte de la planificación de la reunión se rellenará previamente con los detalles de la reunión.
- Notas de la reunión y decisiones
- Se pueden registrar las notas de la reunión y las decisiones. Estos son pasos separados del asistente de la reunión.
- Asistencia a la reunión
- Los invitados a la reunión se pueden añadir a la lista de asistentes a la reunión.
Se pueden añadir invitados adicionales, junto con sus direcciones de correo electrónico, para poder enviarles las actas.
- Acciones de reunión
- Cualquier acción que se decida durante la reunión se puede añadir a las actas de reunión junto con la persona responsable de la acción y la fecha de vencimiento en la que se ha de completar. Se crea una tarea en segundo plano para realizar un seguimiento del progreso, la cual se podrá ver desde la bandeja de entrada de un usuario interno y en la lista de tareas de un usuario externo.
- Archivos de la reunión
- Se pueden adjuntar archivos a las actas de la reunión. Los archivos adjuntos estarán accesibles cuando se visualicen las actas de la reunión.
- Casos de la reunión
- Se pueden asociar uno o varios casos de colaboración a la reunión.
- Resumen de la reunión
- Este es un resumen de la información de las actas de la reunión registrada hasta la fecha.
Cuando se hayan registrado las actas de la reunión, podrá enviarlas a cualquier persona que esté invitada a la reunión. De forma predeterminada, las actas de reunión se envían por correo electrónico en un documento con formato PDF, por lo que serán necesarias las direcciones de correo electrónico. Se visualiza un mensaje informativo cuando se envían las actas y faltan una o varias direcciones de correo electrónico o éstas no son válidas.