Un registro de contactos mantiene los detalles de cualquier acción de seguimiento realizada para la investigación. Un registro de contactos incluye uno o varios de los contactos asociados que se pueden realizar cara a cara, por correo electrónico, por teléfono o en copia impresa. Mantener los contactos en el registro de contactos requiere documentar los detalles precisos de las interacciones, tales como los de la naturaleza siguiente:
El registro de contactos permite al usuario registrar fechas y detalles importantes relacionados con cada contacto, tales como el participante relacionado con el contacto, los asistentes adicionales, la ubicación, finalidad, fecha y hora de inicio, el tipo, el método y la narración de apoyo. Para un contacto se pueden especificar uno o varios participantes implicados que se seleccionan de los participantes en un caso de la investigación existentes. Como parte de la administración de la aplicación, un administrador puede configurar si todos los contactos de un caso están disponibles para su selección o si solamente lo están los miembros de un caso. También se pueden asociar al contacto varios asistentes, los cuales se pueden seleccionar entre los participantes de un caso, las personas registradas y los usuarios registrados existentes.
El registro de contactos también proporciona un mecanismo para subir y almacenar varios adjuntos, tales como documentos escaneados (cartas, fotografías y formularios de pruebas) recibidos como parte del proceso de la investigación.
La función de vista previa permite al usuario ver una instantánea de los datos clave de cualquier contacto relacionado con dicho registro de contactos. Se puede obtener una vista previa de uno o varios contactos, como parte de un registro de contactos específico. Asimismo, los usuarios también pueden buscar un contacto específico.
La información registrada en un registro de contactos ayuda a la organización a evaluar la investigación y proporciona las bases para determinar los planes o acciones adecuados que son necesarios para llevar a cabo correctamente la investigación.