Todo o parte del importe sin asignar de un pago recibido se puede reembolsar a la persona o empleador de quien se ha recibido el pago. El importe se reembolsará mediante el método de pago preferido que esté definido para el cliente. Por ejemplo, se recibe un pago de 100 euros de un cliente y se asignan 80 euros posteriormente a una responsabilidad destacada. No obstante, si no hay más responsabilidades destacadas para el cliente, se puede emitir de nuevo al cliente el importe sin asignar restante de 20 euros. Si el método de pago preferido del cliente es el cheque, el sistema generará un pago de cheque de 20 euros para el cliente.
Cuando se ha reembolsado un importe sin asignar, se actualizará el importe sin asignar de la instrucción de pago recibida y se creará una línea de detalle de instrucciones de reembolso para emitir el pago al cliente. Se crea también una línea de detalle de asignación para enlazar el pago de reembolso a la instrucción original de pago recibida.
Un pasivo enviado por la organización sólo puede una estimación de lo que se debe facturar al participante. Por lo tanto, un participante puede enviar a la organización un importe superior al facturado. Un producto de pasivo se puede configurar para permitir que el importe enviado se lea como el importe correcto que se debe asignar a pasivos. Esto se denomina sobreasignación de pasivos.
Por ejemplo, se emite una factura a un empleador correspondiente a contribución del empleador por un importe de $100. Ese mismo empleador envía un pago de $120. Si la funcionalidad de sobreasignación está configurada para el pasivo, la totalidad de los $120 se puede asignar a la línea de detalle de pasivo. Se crea una nueva línea de detalle de instrucciones de sobreasignación por importe de $20. Estos $20 permanecen como crédito reservado al caso de pasivo. Al reservar el importe, el importe original facturado se puede reconciliar con el importe que se deberá haber facturado para determinar si la cantidad adicional debe aplicarse a pasivos adicionales en el caso.
Para permitir que se aplique este importe reservado a pasivos adicionales en el caso, se debe ejecutar el proceso por lotes Reconciliar cuenta de caso. Este proceso por lotes se inicia eliminando la reserva del importe de crédito. A continuación, busca pasivos pendientes en el caso y, si los encuentra, les asigna el importe del crédito. Cualquier importe de crédito restante pasa a estar disponible para la asignación a otros casos de pasivo que el participante pueda tener con la organización.
Si la funcionalidad de sobreasignación no está configurada para un pasivo, la totalidad de las asignaciones al pasivo no puede superar el importe total del pasivo. Considerando el ejemplo anterior, sólo $100 del pago recibido se pueden asignar a la línea de detalle de instrucciones de pasivo. Tenga en cuenta que si se realiza más de una asignación a una línea de detalle de pasivo, el total de estas asignaciones no puede superar el importe total del pasivo ($100 en el ejemplo anterior).
El proceso de sobreasignación se configura para un producto de pasivo como parte de la administración financiera.