Las plantillas de Microsoft Word se utilizan para crear comunicaciones en las que la mayor parte de la información es estándar. Esto puede incluir texto que aparece en todas las comunicaciones creadas a partir de la plantilla, así como variables que se rellenan con datos.
Durante la creación de una comunicación de Microsoft Word, se recuperan los datos para llenar las variables de la plantilla; por ejemplo, se recupera el nombre y dirección reales del interlocutor para estas variables. A diferencia de las comunicaciones proforma, un usuario de empresa puede cambiar todo el texto estándar, incluidos los datos, siempre que la comunicación siga en formato de borrador. Una vez una comunicación de Microsoft Word se marca como enviada, ya no se pueden realizar cambios.