Todas las comunicaciones están relacionadas con un caso o un participante. La ubicación desde la que se crea una comunicación determina si ésta está relacionada con un participante o con un caso. Las comunicaciones creadas dentro de un caso se relacionan automáticamente con dicho caso. Esto incluye las comunicaciones creadas desde la lista de comunicaciones del participante en un caso, desde la lista de comunicaciones del miembro de un caso o desde la lista de comunicación del propio caso. Las comunicaciones creadas desde la lista de comunicaciones de un participante se relacionan con dicho participante.
Una de las diferencias principales entre las comunicaciones de caso y participante es determinar en qué listas aparecerá una comunicación.
Cuando se crea un comunicación de participante, solo aparecerá en la lista de comunicaciones de dicho participante, aunque el participante con el que está relacionada la comunicación no sea el interlocutor. Por ejemplo, si se envía un correo electrónico al empleador de una persona, la comunicación por correo electrónico sólo aparecerá en la lista de comunicaciones de la persona, y no en la lista de comunicaciones del empleador.
Cuando se crea una comunicación de caso, aparecerá en la lista de comunicaciones del caso y en las dos listas de comunicaciones del interlocutor: la primera, la lista de comunicaciones del participante en el caso, y la otra, la lista de comunicaciones del participante externo al caso. Esto tiene por objeto facilitar la búsqueda de comunicaciones de caso fuera del mismo. Por ejemplo, una persona recibe una comunicación de caso y llama a la organización. Por lo general, esta persona no tendrá ninguna otra información sobre el caso. En este caso de ejemplo, el usuario puede buscar la persona y consultar la lista de comunicaciones de la misma. A continuación, el usuario puede localizar la comunicación de caso pertinente de la cual es el interlocutor. Si las comunicaciones de caso sólo se visualizaran dentro del caso, esto no sería posible.