Las comunicaciones registradas se utilizan para capturar detalles sobre las comunicaciones que se emiten fuera del sistema. En general, se trata de comunicaciones recibidas por la organización. Por ejemplo, cuando un cliente devuelve un formulario de solicitud completado, el usuario puede explorar el formulario y asociarlo a la comunicación como archivo electrónico.
Sin embargo, existen circunstancias en las que la organización emite comunicaciones sin utilizar la aplicación para crearlas. Por ejemplo, el trabajador del caso puede telefonear a un cliente y continuar esta conversación telefónica con notas. La aplicación ofrece la posibilidad de especificar detalles de esta llamada telefónica, como por ejemplo la fecha y hora de la llamada telefónica y los temas tratados.
Todas las comunicaciones registradas tienen un asunto y una dirección. La dirección indica si la comunicación ha sido emitida por la organización o se ha recibido de terceros externos. También tienen un método de comunicación, que es uno de los siguientes: transferencia de datos, correo electrónico, fax, copia impresa y teléfono. Puede especificarse determina información de acuerdo con el método. Por ejemplo, puede registrarse información relativa a la ubicación física de una comunicación por fax o copia impresa, de modo que la comunicación original pueda recuperarse fácilmente.
Los documentos asociados a comunicaciones registradas como un archivo adjunto también pueden integrarse con un sistema de gestión de contenidos mediante la configuración de las propiedades de la aplicación como parte de la administración. Si una organización opta por integrar ficheros adjuntos con un sistema de gestión de contenidos, el documento se almacena en el sistema de gestión de contenidos y se recupera de él. La información relativa a la comunicación registrada también puede almacenarse en el sistema de gestión de contenidos junto con el documento. Por ejemplo, el número de referencia del caso en el que se ha creado la comunicación registrada, la fecha de envío de la comunicación y la información relativa al corresponsal de la comunicación pueden almacenarse junto con el documento.
Para obtener información adicional sobre la integración con un sistema de gestión de contenidos, consulte la Guía de configuración del sistema de Cúram y la Guía de integración de servicios de interoperabilidad de gestión de contenidos de Cúram.