Las comunicaciones proforma son comunicaciones estandarizadas generadas a partir de hojas de estilo XSL que se guardan como plantillas proforma. (Las plantillas proforma se describen en el capítulo siguiente). Estas comunicaciones se utilizan para enviar comunicaciones masivas por medio de proceso por lotes. En particular, se utilizan para enviar comunicaciones creadas como parte de procesos de negocio específicos. Por ejemplo, puede crearse un gran número de cartas de acuse de recibo de registro para todas las personas nuevas registradas dentro de un período de tiempo definido.
Normalmente, las comunicaciones proforma no requieren edición por parte del usuario. Estas comunicaciones incluirán texto estándar, así como las variables que se rellenarán con datos existentes al crear la comunicación. Por ejemplo, una carta de acuse de recibo de registro incluiría texto estándar relativo al registro, así como información variable para la parte registrada, como por ejemplo un nombre, dirección y número de registro.
En el caso de las comunicaciones proforma creadas automáticamente por el sistema como resultado de un procesamiento en línea o por lotes, la información de dirección se rellena con la dirección principal del corresponsal. Si ha pasado la fecha de finalización de la dirección principal del corresponsal, el sistema prosigue seleccionando la dirección principal de la comunicación proforma. Las agencias pueden optar por implementar sus comunicaciones proforma para obtener la información de direcciones del corresponsal de una forma diferente si fuera necesario.
Cuando se crea una comunicación proforma, la plantilla se fusiona con los datos y el estado de la comunicación se establece en 'Enviada'. La información relativa a la versión de plantilla utilizada para crear la comunicación se guarda. Esto permite la reimpresión de la misma comunicación en una fecha posterior. Por ejemplo, si una carta de acuse de recibo de registro se pierde en el servicio de correos, la persona que trabaja en el caso puede recuperar la carta original y volver a enviarla.
Las comunicaciones proforma también pueden integrarse con un sistema de gestión de contenido mediante la configuración de las propiedades de la aplicación como parte de la administración. Si una organización elige integrar comunicaciones proforma con un sistema de gestión de contenido, la comunicación generada se guarda en el sistema de gestión de contenido. La comunicación se recupera posteriormente del sistema de gestión de contenido cuando se reimprime o cuando un usuario elige previsualizarla. Para obtener más información sobre la integración con un sistema de gestión de contenido, consulte la guía Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.
El usuario también puede crear manualmente comunicaciones proforma. Durante el proceso de creación manual, se presentan al usuario las plantillas disponibles para el caso o participante. En el capítulo siguiente se proporciona más información sobre cómo se filtran las plantillas.
El método de comunicación para las comunicaciones proforma es siempre la copia impresa, ya que estas comunicaciones se imprimen y se envían. Las comunicaciones proforma no se enviarán a los interlocutores que tengan configurada una excepción de comunicación para asegurarse de que no se envíe correo a su dirección.