Históricamente, los asistentes sociales han utilizado registros de contactos (conocidos también con registros, contactos o notas de caso) para detallar y documentar:
El registro de contactos permite un asistente social capturar detalles de los sucesos, entrevistas y/o reuniones de modo puntual, para que las descripciones de estos sucesos no se vean influenciadas por sucesos posteriores. La posibilidad de acceder a un registro de contactos está disponible para los trabajadores en función de su implicación con el caso o el menor y de su perfil de seguridad o de inicio de sesión. Cúram permite identificar por separado quién ha realizado la entrevista y también quién ha registrado la entrada en el sistema y la fecha y hora de dicha entrada.
Los asistentes sociales también pueden documentar las interacciones con otros miembros de la familia, los contactos colaterales y otras partes importantes. CCS permite procesar el registro de detalles de contactos individuales, adjuntar documentos relacionados, fotos o grabaciones de voz, actualizar un registro de contactos mediante una adición a un registro de contactos existente y ver un conjunto específico de registros de contactos como una lista de resumen o con formato de narración.
Para el bienestar infantil, resulta crucial documentar las interacciones entre un menor y el trabajador. Los asistentes sociales deben completar y documentar los contactos dentro del plazo de tiempo establecido por la política de la agencia. CCS permite configurar de forma administrativa los periodos de tiempo de los contactos necesarios según las políticas de la agencia. Por ejemplo, los períodos de tiempo pueden incluir la rapidez con la que un investigador debe realizar un contacto cara a cara con un menor o la frecuencia con la que un asistente social debe tener contacto con un niño que se encuentra en acogida temporal. Al asistente social se le muestran los contactos futuros y los contactos vencidos.
Documentar los registros de contactos es una actividad común de los casos y el volumen de los registros de contactos de un solo caso puede ser muy elevado. Las dos ventajas más importantes son: informar y buscar. El asistente social puede buscar rápidamente un conjunto específico de registros de contactos para encontrar información de tipo muy específico. Se puede utilizar un criterio de búsqueda, tal como, participante, ubicación, método de contacto y rango de fechas para localizar un registro de contactos.
Los períodos de tiempo que definen cuando se debe llevar a cabo un contacto con el menor o con la familia, al igual que el método de contacto (por ejemplo, cara a cara o por teléfono), varían según la agencia. Por ejemplo, el período de tiempo puede incluir la rapidez con la que el investigador deberá contactar a un menor que es una presunta víctima de maltrato o negligencia. Adicionalmente, el período de tiempo de las visitas del asistente social con los menores en un emplazamientos fuera del hogar familiar varían para los menores según la política de la agencia. Se pueden configurar factores, tales como el método y la frecuencia de los contactos necesarios por tipo de caso, tipo de emplazamiento y oferta de servicio.
La información relacionada con los contactos futuros o vencidos es un aspecto importante de las tareas cotidianas de un asistente social. De aquí, que como se ha mencionado anteriormente, esta información se presenta en las POD de la página de inicio del investigador o del asistente social. Se incluyen datos relacionados con el tiempo que falta para que el contacto se considere vencido y los contactos vencidos. Esto ayuda al trabajador a dar prioridad a los contactos que debe realizar y a completar fácilmente las actividades sin tener que navegar por la estructura de los casos.