Registro de las actas de reunión

El asistente de registro de las actas de reunión ayuda a los usuarios a capturar los detalles de una reunión que se ha llevado a cabo. A continuación, la información se puede compartir enviando las actas de la reunión a los asistentes y a otras partes interesadas. Cada paso del asistente es opcional y proporciona un método flexible para capturar la información clave. El asistente para registrar actas de reunión permite trabajar en actas de progreso, con lo que es posible registrar fragmentos de la información durante el registro inicial de las actas de reunión y posteriormente se pueden actualizar, una vez registradas las actas de reunión. Las actas de reunión se pueden registrar para una reunión creada a partir de los calendarios de usuario y de caso.

Se puede capturar la siguiente información de las reuniones:

Detalles de la reunión: Los detalles de reunión incluyen el asunto de la reunión, la ubicación, la fecha y hora de inicio y finalización. También se incluye el nombre de la persona que organiza la reunión y la agenda de la reunión. Cualquier información especificada como parte de la planificación de la reunión se cumplimentará previamente en los detalles de la reunión.
Notas de la reunión: Las notas de la reunión se pueden registrar en formato de texto enriquecido.
Decisiones de la reunión: Las decisiones de la reunión se pueden registrar en formato de texto enriquecido.
Asistencia a la reunión: La asistencia la reunión se puede añadir a la lista de asistentes a la reunión para capturar a aquellos individuos que inicialmente han sido invitados, pero que finalmente no han asistido a la reunión. Estos asistentes adicionales pueden añadirse después de la reunión, junto con sus direcciones de correo electrónico, para poder enviarles las actas de la reunión. También se puede capturar si un asistente se ha presentado o no a la reunión.
Acciones de reunión: Las acciones de reunión decididas en la misma se pueden añadir a las actas de la reunión junto con la persona responsable de la acción y la fecha de vencimiento en que debe finalizarse. Se crea una tarea para el usuario responsable de la acción que se puede ver desde una bandeja de entrada del usuario. Se pueden añadir a comentarios a las acciones y también se puede cerrar una acción una vez completada.
Archivos de la reunión: Se pueden adjuntar archivos a las actas de reunión. Los archivos adjuntos estarán posteriormente accesibles cuando se visualicen las actas de reunión.
Resumen de actas de reunión: El Resumen de actas de reunión es un resumen de la información de las actas de reunión registradas.

Una vez registradas las actas de reunión, se podrán visualizar y actualizar, según sea necesario, desde los calendarios de usuario y de caso, y también desde una lista de actas de reunión que se habrá creado. En esta lista de actas de reunión, un usuario también puede registrar las actas de reunión de una reunión existente que todavía no hayan sido registradas o puede crear una nueva reunión y registrar las actas de reunión para la reunión que acaba de crear.

El organizador de la reunión puede enviar las actas de reunión a los asistentes a la reunión. De forma predeterminada, las actas de reunión se envía por correo electrónico, como un documento PDF adjunto, por lo que se requieren direcciones de correo electrónico. Se muestra un mensaje informativo cuando se envían las actas y faltan una o varias direcciones de correo electrónico o no son válidas.

Las reuniones se pueden enviar varias veces y se mantendrá un registro del historial de las actas enviadas y de los destinatarios. Cada vez que se envía una versión de las actas de reunión, se crea una cronológica de las actas de reunión. Esto permite a los usuarios ver las actas reales tal y como estaban en el momento de su envío.